Ведение записей – Веселье, верно? Но: это действительно может помочь вам покрыть свою задницу на работе, когда вам нужно. Итак, как вы организовываете, подаете, иначе отслеживаете свои заметки, электронные письма и телефонные звонки? Сегодняшний гостевой пост представляет вам несколько исключительных рекомендаций от Belle of Capitol Hill Style – CHS на CYA, так сказать. Спасибо Belle за передачу этих идей (и добро пожаловать в блог)!
Работа в политике научила меня ряд полезных уроков, самым важным из которых было то, как вести исключительные записи. Я сохраняю электронные письма, письма, записки и заметки встречи, потому что вы никогда не знаете, когда вам понадобится бумажный след. Поэтому, когда Кэт попросила меня написать пост с подробным описанием того, как охватить вашу задницу на работе, я был рад обязать.
Давайте начнем с основания CYA, сохраняя хорошие записи:
Заметки на встрече у меня более 30 маленьких, спиральных записных книг, которые охватывают всю мою карьеру. Снаружи они помечены для работы и даты, например, «Конгресс. май ’07- октябрь ’07 ». Внутри вы найдете мои заметки для встречи для каждой встречи, помеченные именами всех посетителей, их принадлежностью и деталями нашего разговора.
Эти заметки являются записи о том, что было сказано, что было обещано, и какова результаты встречи. Сохранение точных заметок поможет прояснить недостатки и поможет вам освежить свою память перед вашей следующей встречей с теми же людьми, независимо от того, сколько времени прошло в промежуточное время.
Электронные письма в нашу цифровую эпоху, наличие организованного почтового ящика, имеет решающее значение для вашего успеха в качестве профессионала. Во -первых, вы не хотите терять то, что вам может понадобиться позже, или неправильно размещать важную переписку. Во -вторых, вы никогда не знаете, когда ваша приверженность ведению хороших записей сохранит вашу шкуру.
Во время кампании по переизбранию губернатор моего государства выступил в сильном противодействии законопроекту, который поддерживал мой босс. Представьте себе удивление губернатора, когда один из моих коллег поехал в ее почтовый ящик и вытащил четырехлетнее письмо, подписанное им, выразив свою неизменную поддержку предыдущей версии законопроекта, против которой он сейчас выступил. Электронное письмо сняло нас с обороны и поставило его на него.
Итак, как вы должны организовать свои электронные письма? Там нет единого способа собрать ваш почтовый ящик, но мне нравится организовать мой по году (2014), а затем по выпуску (дела ветеранов), а затем группой (Национальная гвардия). Если я выполняю решающую работу по одному счету или одной проблеме, то он получает свою собственную папку. Мне также нравится цветной кодировки важнейших электронных писем в синем, электронных писем с важными вложениями в зеленом и электронных письмах, которые являются спорными или от кого-то, кто выступает против нашей позиции в красном.
Телефонные звонки
В отличие от электронных писем, у телефонных звонков есть темный бумажный след. Это может быть хорошо или плохо. Поэтому я держу открытый документ на своем компьютере под названием «Важные звонки». Как и записки о моей встрече, в нем подробно описываются, с кем я говорил, когда мы говорили, что мы обсуждали, и что мы решили. Полезно иметь, когда ваш босс просит точное изложение вашего разговора.
Избегая бумажного следа
Сохранение хороших записей имеет решающее значение. Это может помочь вам разрешить споры, освежить вашу память о прошлых дискуссиях и сохранить свой список дел в пути. Но как насчет тех времен, когда вы не хотите бумажный след?
Взятие разговора из цифровой сферы необходимо, когда необходимо обмениваться информацией за запись, необходимо сделать извинения, или когда вам нужно убедиться, что то, что вы собираетесь сказать, не может быть передано с базовым Нажмите кнопку «Прямо».
По сути, если вы беспокоитесь о том, что то, что вы собираетесь написать, может быть использовано против вас, оказаться в чужих руках или нанести вред проекту, над которым вы работаете, делайте. нет. помещать. Это. на письме. Используйте свое лучшее суждение, и если сомневаться, выберите набрать, а не тип.
Телефонные звонки по сравнению с электронными письмами
Но что, если вы хотите разговор на записи, и человек, с которым вы разговариваете, называет вас по телефону? Допустим, вы пытаетесь заблокировать поддержку решающего законодательства от сотрудника, чей босс менее чем заслуживает доверия. Сотрудник рад сообщить вам по телефону, что его босс на борту, но вам нужно что -то гораздо более конкретное. Вам нужна бумажная тропа. Введите последующее электронное письмо:
«Уважаемый Джон, большое спасибо за то, что нашли время, чтобы позвонить мне о поддержке члена палаты представителей Смит в H.R 529. Мой босс будет так рад узнать, что член палаты представителей Смит находится на борту. Его голосование Yay станет таким сильным демонстрацией его приверженности этому вопросу. Еще раз спасибо за вашу тяжелую работу по этому вопросу, искренне, Белль.
Конечно, он может утверждать, что никогда не говорил этого. Он может отрицать, что когда-либо обещал вам что-либо, но у вас есть дата и протокол времени, проведенные с вашей стороны истории.
Используйте телефонные звонки и последующие электронные письма с осторожностью. Часто подключение к телефонам может сделать безобидный разговор казаться скрытымnull